Lo que su informática le cuesta de verdad, y cómo cifrarlo en una hora

Por qué la cifra declarada siempre está mal

Cuando se pregunta a un directivo cuánto le cuesta su informática, responde con el importe de sus suscripciones. Es la única cifra visible: llega cada mes al extracto bancario.

El problema es que ese importe mide lo que compra, no lo que sufre. La mayor parte del coste real está en otro sitio, invisible porque no genera ninguna factura.

Las tres columnas

Columna 1 — lo que paga. Suscripciones, licencias, alojamiento, proveedores, mantenimiento. Abra doce meses de extractos y liste todo lo relacionado con la informática, también los importes pequeños. Es la parte fácil y ya reserva sorpresas: dos herramientas que hacen lo mismo, o una suscripción a un servicio que nadie usa desde hace un año.

Columna 2 — lo que le obliga a hacer. Es la mayor y nadie la mide. ¿Cuántas veces por semana alguien copia información de un sistema a otro? ¿Cuánto tarda en encontrar un documento? ¿Cuánto en preparar una cifra que la herramienta debería sacar sola?

Tome cada tarea, estime su frecuencia y duración, multiplique por el coste horario cargado de quien la hace. Una tarea de veinte minutos, tres veces por semana, hecha por alguien a 45 € cargados por hora, cuesta unos 2.300 € al año. Una sola tarea. Siempre hay varias.

Columna 3 — lo que le hace arriesgar. ¿Qué pasa si el sistema se para un día? ¿Si se filtra un fichero de clientes? ¿Si el proveedor que conoce el montaje deja de responder? Cifre el coste de un día de parada: facturación perdida, personal parado, clientes a los que tranquilizar. Después estime la probabilidad con honestidad. El producto de ambos es su coste de riesgo anual.

El método, en una hora

1. 1Diez minutos — saque doce meses de gasto informático y sume. Columna 1.
2. 2Treinta minutos — reúna a dos o tres personas que hacen el trabajo a diario, no a sus responsables. Pregunte simplemente: «¿qué le hace perder tiempo cada semana?» Anote cada respuesta con su frecuencia y duración. Multiplique. Columna 2.
3. 3Quince minutos — liste tres escenarios de avería plausibles y cifre el día de parada. Columna 3.
4. 4Cinco minutos — sume las tres columnas y compare con la cifra que tenía en mente al empezar.

Qué hacer después

El interés no es tener un número grande, sino saber dónde se concentra. En la mayoría de casos, dos o tres líneas de la columna 2 representan la mitad del total. Esas son las primeras a tratar, y a menudo se resuelven sin cambiar de herramienta: conectando dos sistemas que no se hablan, o automatizando un gesto que se repite.

Un último consejo, y cuenta: guarde el documento. Rehaga el cálculo un año después con el mismo método. Es la única forma honesta de saber si lo que emprendió sirvió de algo.