Sortir de la dépendance· 8 min de lecture
Ce que votre informatique vous coûte vraiment, et comment le chiffrer en une heure
La facture logicielle ne représente qu’une part du coût réel. Il faut y ajouter les heures que vos équipes passent à compenser les manques de l’outil, et le coût des incidents que personne ne comptabilise. En pratique, la somme des trois est presque toujours deux à quatre fois supérieure à ce que le dirigeant avait en tête — et une heure suffit à l’établir.
Pourquoi le chiffre affiché est toujours faux
Quand on demande à un dirigeant ce que lui coûte son informatique, il répond par le montant de ses abonnements. C’est le seul chiffre visible : il arrive chaque mois sur un relevé bancaire.
Le problème est que ce montant ne mesure que ce que vous achetez, pas ce que vous subissez. Or l’essentiel du coût réel est ailleurs, et il est invisible parce qu’il ne fait l’objet d’aucune facture.
Les trois colonnes
Colonne 1 — ce que vous payez. Abonnements, licences, hébergement, prestataires, maintenance. Ouvrez douze mois de relevés et listez tout ce qui a un rapport avec l’informatique, même les petits montants. C’est la partie facile, et c’est celle qui réserve déjà des surprises : il est fréquent de découvrir deux outils qui font la même chose, ou un abonnement pour un service que plus personne n’utilise depuis un an.
Colonne 2 — ce que ça vous fait faire. C’est la plus grosse, et personne ne la mesure. Combien de fois par semaine quelqu’un recopie-t-il une information d’un système vers un autre ? Combien de temps pour retrouver un document ? Combien pour préparer un chiffre que l’outil devrait sortir tout seul ?
Prenez chaque tâche, estimez sa fréquence et sa durée, multipliez par le coût horaire chargé de la personne qui la fait. Une tâche de vingt minutes, trois fois par semaine, tenue par quelqu’un à 45 € de l’heure chargée, coûte environ 2 300 € par an. Une seule tâche. Il y en a toujours plusieurs.
Colonne 3 — ce que ça vous fait risquer. Que se passe-t-il si le système s’arrête une journée ? Si un fichier client fuite ? Si le prestataire qui connaît le montage cesse de répondre ? Chiffrez le coût d’une journée d’arrêt : chiffre d’affaires perdu, personnel immobilisé, clients à rassurer. Puis estimez honnêtement la probabilité. Le produit des deux est votre coût de risque annuel.
La méthode, en une heure
- 1Dix minutes — sortez douze mois de dépenses informatiques et additionnez. Colonne 1.
- 2Trente minutes — réunissez deux ou trois personnes qui font le travail au quotidien, pas leurs responsables. Demandez-leur simplement : « qu’est-ce qui vous fait perdre du temps toutes les semaines ? » Notez chaque réponse avec sa fréquence et sa durée. Multipliez. Colonne 2.
- 3Quinze minutes — listez trois scénarios de panne plausibles et chiffrez la journée d’arrêt. Colonne 3.
- 4Cinq minutes — additionnez les trois colonnes, et comparez au chiffre que vous aviez en tête en commençant.
Ce que vous en faites ensuite
L’intérêt n’est pas d’avoir un grand nombre, c’est de savoir où il se concentre. Dans la plupart des cas, deux ou trois lignes de la colonne 2 représentent la moitié du total. Ce sont celles-là qu’il faut traiter en premier, et souvent elles se règlent sans changer d’outil : en reliant deux systèmes qui ne se parlent pas, ou en automatisant un geste qui revient.
Un dernier conseil, et il compte : gardez le document. Refaites le calcul un an plus tard avec la même méthode. C’est la seule façon honnête de savoir si ce que vous avez entrepris a servi à quelque chose.
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